e-Defter S.S.S

Defterlerde tutulması zorunlu bilgiler de dahil olmak üzere elektronik kaydın tamamının, format hükümlerine bakılmaksızın vergi kanunu ve/veya Türk Ticaret Kanunu'na uygun olarak tutulması zorunludur.

Bilindiği üzere 2020 yılında cirosu 5 milyon TL'nin üzerinde olan firmaların 1 Temmuz 2021 tarihine kadar E-Fatura ve E-Arşiv Fatura uygulamalarına, 1 Ocak 2022 tarihine kadar da e-Defter uygulamasına geçmesi gerekmektedir . GİB'in yeni düzenlemesi ile elektronik faturaya geçişle ilgili durum değişti. Yeni düzenlemeler kapsamında ciro limitlerinin düşürülmesinin yanı sıra elektronik faturaya dönüştürülmesi gereken sektörlere yenileri eklendi. GİB tarafından çıkarılan 535 sayılı Vergi Kanununa istinaden 2022 yılında brüt geliri 3 milyonu aşan mükelleflerin e-fatura ve e-arşiv uygulamasına geçmesi zorunludur. GİB tarafından yayınlanan kılavuzda belirtildiği üzere 2022 yılında e-Defter uygulamasına geçen firmalar, GİB'in uygun göreceği alanlarda e-Defter, e-Fatura ve e-Arşiv fatura uygulamasına geçecek. 3 milyonu aşan şirketler bu uygulamalara geçmelidir. Bu kapsamda 2023 yılında elektronik faturaya geçiş yapan işletmelerin elektronik deftere geçişi 1 Ocak 2024 tarihinde tamamlaması gerekecek.

1. Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği ile standartları yayımlanan yevmiye defteri ve defteri kebir elektronik ortamda oluşturulacaktır.

Evet. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklik ile e-Defter uygulamasının ön koşullarından olan e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan e-Defter uygulamasından gönüllü olarak yararlanılabilir.

Hayır. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.

Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.

Hayır. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır. Hızlı Bilişim tarafından e-Arşiv, e-Fatura ve e-Defter hizmetlerinde saklama süresi 10 (on) yıldır.

Evet. Defter, oluşturma, görüntüleme, onaylama gibi roller tanımlanarak kullanıcı bazında yetkilendirme yapılabilmektedir.

Mali mührü bulunan ve anonim ve limited şirketlerin e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve gösterme de uyumlu olduğu onaylanan bir yazılımı kullanabilir olmak gerekiyor. Sonrasında yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde E-Defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

Mali mührü bulunan ve Anonim/Limited şirketlerin e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve gösterme de uyumlu olduğu onaylanan bir yazılımı kullanabilir olmak gerekiyor. Sonrasında yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde E-Defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

Elektronik imza veya mali mühür bulunan gerçek kişilerin e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve gösterme de uyumlu olduğu onaylanan bir yazılımı kullanabilir olmak gerekiyor. Sonrasında yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-Defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

2021 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yeni bir düzenleme yapıldı yeni düzenlemede Firmalara alternatif sunularak, defter beratlarının isterlerse aylık olarak isterlerse 3 aylık şekilde gönderebileceği düzenlendi. Fakat firma 3 aylık dönem göndermek istese bile aylık olarak berat oluşturup sırasıyla göndermeniz gerekmektedir. Yani, 3 aylık berat gönderimini toplu olarak oluşturmazsınız bu ayların beratlarını ayrı ayrı oluşturmanız gerekmektedir. Yeni gelen bu düzenleme de ocak, şubat, mart aylarının beratlarını Geçici Vergi Dönemi olan mayıs ayında nisan, mayıs, haziran aylarının beratlarını da Geçici Vergi Dönemi olan Ağustos ayında gönderilme hakkı verildi. Bu tercihi 2021 yılının başında yapan firmalar oldu. Gelir İdaresi Başkanlığı, bu tercihi hiç yapmayan firmalar için aylık dönemler halinde beratlarını göndereceğini kabul etti. Bilmeniz gereken önemli bir diğer nokta da, bu tercihlerin yıl içerisinde değişimi mümkün değildir. Ancak 2022 senesinde Gelir İdaresi Başkanlığının e-defter sitesinden yeni tercih yaparak 3 aylık dönemi ya da aylık berat dönemi olarak bir tercih yapma hakkına sahip olabileceklerdir.

Yevmiye defteri ve Defteri kebir elektronik ortamda tutulabilir elektronik defter kullanan firmalar kağıt ortamda defter tutamazlar tutulsa dahi tutulan bu defterlerin yasal anlamda bir geçerliliği yoktur. Ödeme şekli girilmelidir ve yevmiye madde sıralamasını mutlaka yapmış olmanız gerektiğidir. Örneğin, ocak ayında yevmiye bitiş maddesi 20 ise ve berat alınmışsa şubat ayının mutlaka 20 nolu yevmiye maddesinden başlaması gerekmektedir. Yanlışlıkla girdiğiniz bir yevmiye maddesi işlemişseniz bile yeni dönem beratlarınız oluşmayacaktır. Çünkü, GİB yevmiye maddelerinin birbirini takip etmesini önemsemektedir. Yevmiye maddelerinin uymaması durumunda defter beratlarını gönderememe riski ile karşılaşabilirsiniz.

Evet. Unvan değişikliklerinden itibaren 15 gün içerisinde yeni bir mali mühür temin edilip yeni e-defter beratlarını yeni mali mühür ile göndermeniz gerekmektedir.